Monday.com là một trong những công cụ quản lý dự án trực quan và dễ sử dụng nhất hiện nay. Dành cho các nhóm làm việc từ xa hoặc tại văn phòng, Monday.com giúp bạn tổ chức công việc, phân chia nhiệm vụ và theo dõi tiến độ dự án một cách hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước tạo một dự án nhóm mới trên Monday.com.
1. Đăng Nhập Và Tạo Tài Khoản Monday.com
Trước khi bắt đầu tạo dự án nhóm, bạn cần có một tài khoản Monday.com. Nếu bạn chưa có tài khoản, hãy thực hiện theo các bước sau:
Các bước đăng ký tài khoản:
- Truy cập vào trang web Monday.com và nhấn vào nút "Sign Up" (Đăng ký).
- Nhập thông tin cá nhân và email công việc của bạn.
- Xác nhận email để hoàn tất quá trình đăng ký.
- Đăng nhập vào hệ thống và bắt đầu sử dụng các tính năng quản lý dự án.
2. Tạo Dự Án Mới
Sau khi đăng nhập vào Monday.com, bước đầu tiên là tạo dự án mới để quản lý công việc nhóm. Dự án sẽ được sắp xếp theo các bảng (Board) với nhiều cột và thẻ (Task) để theo dõi nhiệm vụ cụ thể. Đây là cách tạo dự án trên Monday.com:
Các bước tạo dự án:
- Trên giao diện chính của Monday.com, nhấn vào nút "Add New" (Thêm mới) và chọn "New Board" (Bảng mới).
- Đặt tên cho bảng dự án của bạn, ví dụ: "Dự Án Marketing" hoặc "Phát Triển Sản Phẩm".
- Chọn loại dự án (Private, Shareable hoặc Main) tùy vào mức độ chia sẻ và quyền truy cập.
- Nhấn "Create Board" (Tạo bảng) để hoàn tất quá trình tạo dự án.
3. Thiết Lập Cột Và Thẻ Nhiệm Vụ
Mỗi dự án trên Monday.com được quản lý thông qua các cột và thẻ nhiệm vụ (Task). Bạn có thể tùy chỉnh các cột để phù hợp với yêu cầu quản lý công việc như: Trạng thái, Thời hạn, Người chịu trách nhiệm, Ghi chú, và nhiều loại khác. Các bước thực hiện như sau:
Cách thêm cột và thẻ nhiệm vụ:
- Nhấn vào nút "Add Column" để thêm cột mới. Bạn có thể chọn các cột như "Status" (Trạng thái), "Date" (Ngày) và "Person" (Người phụ trách).
- Để thêm nhiệm vụ, nhấn vào nút "New Item" (Mục mới) và nhập tên công việc. Bạn có thể thêm nhiều nhiệm vụ vào mỗi cột và kéo thả để sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên.
4. Phân Công Nhiệm Vụ Và Theo Dõi Tiến Độ
Monday.com cho phép bạn phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ của mỗi nhiệm vụ. Điều này giúp đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều nắm bắt được công việc của mình và theo sát lịch trình dự án.
Cách phân công nhiệm vụ:
- Trong bảng dự án, chọn nhiệm vụ và nhấn vào cột "Person" để gán nhiệm vụ cho một thành viên.
- Chọn người phụ trách từ danh sách thành viên hoặc mời thêm người tham gia dự án.
- Các thành viên được gán nhiệm vụ sẽ nhận thông báo về công việc và thời hạn.
Để theo dõi tiến độ, bạn có thể kiểm tra trạng thái nhiệm vụ thông qua cột "Status" (Trạng thái), giúp bạn biết được nhiệm vụ nào đang được thực hiện, đã hoàn thành hoặc đang bị trì hoãn.
5. Sử Dụng Tính Năng Tự Động Hóa
Monday.com cung cấp tính năng tự động hóa, giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách tự động thực hiện các thao tác như gửi thông báo, cập nhật trạng thái khi nhiệm vụ được hoàn thành. Bạn có thể thiết lập các quy tắc tự động hóa đơn giản chỉ với vài cú nhấp chuột.
Cách thiết lập tự động hóa:
- Chọn bảng dự án mà bạn muốn áp dụng tự động hóa.
- Nhấn vào biểu tượng "Automation" và chọn từ danh sách các quy tắc có sẵn như: "Khi một nhiệm vụ hoàn thành, gửi thông báo cho người quản lý".
- Tùy chỉnh các điều kiện và hành động để phù hợp với nhu cầu dự án của bạn.
Tối Ưu Hóa Quản Lý Dự Án Với Monday.com
Với giao diện trực quan, khả năng tùy chỉnh cao và các tính năng mạnh mẽ như tự động hóa và phân chia nhiệm vụ, Monday.com là công cụ lý tưởng để quản lý dự án nhóm hiệu quả. Hãy thử sử dụng Monday.com ngay hôm nay để tối ưu hóa quy trình làm việc và giúp nhóm của bạn đạt được mục tiêu nhanh chóng hơn.
0 Comments