Trello là một công cụ quản lý dự án và tổ chức công việc phổ biến, được rất nhiều cá nhân và đội nhóm trên toàn thế giới sử dụng. Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, Trello giúp bạn dễ dàng sắp xếp công việc và theo dõi tiến độ dự án. Dù bạn mới bắt đầu sử dụng Trello hay đang tìm kiếm cách cải thiện việc quản lý công việc, bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết để giúp bạn làm quen và tối ưu hóa cách sử dụng Trello.
1. Tạo Tài Khoản Và Đăng Nhập Vào Trello
Trước tiên, bạn cần tạo một tài khoản Trello bằng cách truy cập vào Trello.com. Bạn có thể đăng ký bằng email hoặc đăng nhập nhanh qua Google. Sau khi đăng ký và xác nhận tài khoản, bạn có thể bắt đầu tạo bảng và quản lý dự án của mình.
Trello có phiên bản miễn phí với đầy đủ các tính năng cơ bản. Nếu bạn cần các tính năng cao cấp hơn như tự động hóa quy trình, tích hợp với các ứng dụng khác, bạn có thể xem xét nâng cấp lên các gói trả phí.
Các bước tạo tài khoản:
- Truy cập Trello.com và nhấn vào "Sign Up".
- Chọn đăng ký bằng email hoặc tài khoản Google.
- Xác nhận tài khoản qua email và đăng nhập vào Trello.
2. Tạo Bảng (Board) Và Danh Sách (List)
Trong Trello, mọi dự án hoặc công việc đều được tổ chức dưới dạng bảng (Board). Mỗi bảng có thể chứa nhiều danh sách (List), và trong mỗi danh sách có các thẻ (Card) đại diện cho các nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể. Để tạo bảng mới, bạn chỉ cần nhấn vào nút “Create new board” và đặt tên cho bảng của mình.
Sau khi tạo bảng, bạn có thể thêm các danh sách để tổ chức công việc. Ví dụ, bạn có thể tạo các danh sách theo tiến độ công việc như "Cần Làm", "Đang Làm", "Hoàn Thành" hoặc tổ chức theo từng giai đoạn dự án.
Các bước tạo bảng:
- Nhấn vào nút "Create new board".
- Đặt tên cho bảng và chọn màu nền hoặc hình nền theo ý thích.
- Nhấn "Create Board" để hoàn tất.
- Thêm danh sách vào bảng bằng cách nhấn "Add a list".
3. Thêm Thẻ (Card) Và Quản Lý Nhiệm Vụ
Thẻ (Card) là nơi bạn quản lý từng nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể trong dự án của mình. Để thêm thẻ mới vào danh sách, chỉ cần nhấn vào “Add a card” và đặt tên cho thẻ. Mỗi thẻ có thể chứa các thông tin như mô tả chi tiết, danh sách kiểm tra, ngày đến hạn, tệp đính kèm, và gán người phụ trách.
Bạn cũng có thể kéo thả thẻ giữa các danh sách để theo dõi tiến độ công việc, từ việc chưa hoàn thành cho đến khi hoàn tất. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi dự án và đảm bảo mọi nhiệm vụ đều được xử lý đúng tiến độ.
Các bước thêm thẻ:
- Nhấn "Add a card" dưới danh sách muốn thêm thẻ.
- Đặt tên cho thẻ và nhấn "Add Card".
- Nhấp vào thẻ để thêm mô tả, danh sách kiểm tra hoặc gán người phụ trách.
- Kéo thả thẻ giữa các danh sách để theo dõi tiến độ.
4. Sử Dụng Nhãn (Label) Và Bộ Lọc (Filter)
Để quản lý công việc một cách hiệu quả hơn, Trello cung cấp tính năng nhãn (Label) để phân loại các thẻ theo từng nhóm công việc hoặc mức độ ưu tiên. Bạn có thể tạo nhãn màu cho các thẻ đại diện cho những loại công việc khác nhau, ví dụ như "Ưu tiên cao", "Ưu tiên thấp" hoặc "Công việc nhóm". Điều này giúp bạn dễ dàng nhận diện các nhiệm vụ quan trọng chỉ bằng cái nhìn thoáng qua.
Bộ lọc (Filter) cũng là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tìm kiếm và lọc thẻ dựa trên nhãn hoặc từ khóa cụ thể, giúp tiết kiệm thời gian khi quản lý nhiều thẻ trong một dự án lớn.
Cách sử dụng nhãn và bộ lọc:
- Nhấn vào thẻ và chọn "Labels" để thêm nhãn cho thẻ.
- Chọn hoặc tạo nhãn mới với màu sắc phù hợp.
- Sử dụng thanh tìm kiếm trên bảng để lọc thẻ theo nhãn hoặc từ khóa.
5. Gán Thành Viên Và Theo Dõi Dự Án
Một trong những tính năng mạnh mẽ của Trello là khả năng làm việc nhóm. Bạn có thể gán thành viên vào từng thẻ để giao việc, theo dõi ai đang phụ trách nhiệm vụ nào. Điều này giúp tạo sự minh bạch và đảm bảo rằng tất cả mọi người đều nắm bắt được công việc của mình.
Bạn cũng có thể theo dõi hoạt động của nhóm trong phần Activity của bảng, nơi hiển thị các cập nhật về thay đổi, bình luận hoặc thẻ mới được tạo. Tính năng này giúp đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ và mọi nhiệm vụ được quản lý hiệu quả.
Các bước gán thành viên:
- Nhấp vào thẻ muốn gán thành viên.
- Chọn "Members" và tìm kiếm tên thành viên trong danh sách.
- Nhấn vào tên thành viên để gán vào thẻ.
Sử Dụng Trello Hiệu Quả Cho Người Mới Bắt Đầu
Trello là một công cụ quản lý công việc đơn giản nhưng vô cùng mạnh mẽ, giúp bạn tổ chức và theo dõi dự án một cách trực quan. Với các tính năng như tạo bảng, danh sách, thẻ, và quản lý thành viên, bạn có thể dễ dàng làm quen và bắt đầu sử dụng Trello chỉ trong vài phút. Hãy áp dụng các bước trong bài viết này để tận dụng tối đa Trello cho công việc và dự án của bạn.
0 Comments