Asana là một trong những công cụ quản lý công việc và dự án phổ biến nhất hiện nay, được nhiều đội nhóm và cá nhân sử dụng để tổ chức công việc và theo dõi tiến độ. Với ứng dụng Asana trên smartphone, bạn có thể quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách sử dụng Asana trên điện thoại để quản lý công việc hiệu quả.
1. Tạo Và Quản Lý Dự Án
Bước đầu tiên để sử dụng Asana là tạo dự án mới cho đội nhóm hoặc công việc cá nhân của bạn. Trên ứng dụng di động, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng “+” và chọn "Dự án mới". Bạn có thể đặt tên cho dự án, chọn kiểu dự án (danh sách, Kanban, hoặc lịch) và mời các thành viên tham gia để cùng nhau hoàn thành công việc.
Asana cho phép bạn phân chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để quản lý chi tiết hơn, từ đó giúp theo dõi tiến độ một cách hiệu quả.
Các bước tạo dự án trên Asana:
- Nhấn vào biểu tượng “+” để tạo dự án mới.
- Đặt tên và chọn kiểu dự án (danh sách hoặc bảng Kanban).
- Mời thành viên vào dự án để cộng tác làm việc.
2. Thêm Nhiệm Vụ Và Phân Chia Công Việc
Một trong những tính năng mạnh mẽ của Asana là khả năng phân chia công việc thành các nhiệm vụ cụ thể. Bạn có thể thêm nhiệm vụ mới bằng cách nhấn vào dự án và chọn "Thêm nhiệm vụ". Sau đó, bạn có thể gán nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, thêm ngày đến hạn, mô tả chi tiết và thậm chí đính kèm tài liệu liên quan.
Việc phân chia nhiệm vụ giúp đảm bảo rằng mọi người đều biết công việc của mình và tiến độ được theo dõi chính xác.
Các bước thêm nhiệm vụ vào dự án:
- Vào dự án và nhấn vào “Thêm nhiệm vụ”.
- Đặt tên nhiệm vụ và gán cho người phụ trách.
- Thêm ngày đến hạn, mô tả và đính kèm tài liệu (nếu cần).
- Lưu nhiệm vụ và bắt đầu theo dõi tiến độ.
3. Sử Dụng Bảng Kanban Để Quản Lý Công Việc
Asana cho phép bạn sử dụng bảng Kanban để quản lý các nhiệm vụ một cách trực quan. Mỗi nhiệm vụ được hiển thị dưới dạng một thẻ trong các cột tương ứng với từng giai đoạn như "Cần làm", "Đang làm", và "Hoàn thành". Bạn có thể dễ dàng kéo thả các thẻ giữa các cột để cập nhật tiến độ.
Bảng Kanban là cách hiệu quả để có cái nhìn tổng quan về toàn bộ quy trình công việc và xác định được nhiệm vụ nào cần được ưu tiên.
Cách sử dụng bảng Kanban trong Asana:
- Chọn dự án và chuyển sang chế độ xem bảng Kanban.
- Thêm nhiệm vụ vào các cột khác nhau tương ứng với tiến độ.
- Kéo thả nhiệm vụ giữa các cột để cập nhật trạng thái.
4. Theo Dõi Tiến Độ Và Nhận Thông Báo
Asana cung cấp các công cụ mạnh mẽ để theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ và dự án. Bạn có thể kiểm tra lịch trình công việc bằng cách sử dụng chế độ xem lịch hoặc dòng thời gian. Ngoài ra, Asana cũng hỗ trợ tính năng thông báo và nhắc nhở, giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ công việc nào.
Nhận thông báo khi có sự thay đổi về nhiệm vụ hoặc khi đến hạn sẽ giúp bạn luôn theo kịp tiến độ công việc và đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.
Cách theo dõi tiến độ:
- Chọn chế độ xem “Lịch” để xem các nhiệm vụ theo ngày.
- Sử dụng “Timeline” để theo dõi tiến độ dự án theo dòng thời gian.
- Cài đặt thông báo để nhận nhắc nhở về nhiệm vụ và hạn chót.
Quản Lý Công Việc Hiệu Quả Với Asana Trên Smartphone
Asana trên smartphone là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn quản lý công việc và dự án một cách linh hoạt. Từ việc tạo và phân chia nhiệm vụ, sử dụng bảng Kanban đến theo dõi tiến độ và nhận thông báo, Asana sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc. Hãy tận dụng các tính năng này để nâng cao hiệu suất và hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.
0 Comments