Asana là một trong những công cụ quản lý dự án và công việc phổ biến nhất hiện nay, được thiết kế để giúp các đội nhóm tổ chức, theo dõi và hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Với ứng dụng Asana trên điện thoại di động, bạn có thể dễ dàng quản lý dự án mọi lúc, mọi nơi, giúp tăng cường sự linh hoạt và hiệu suất làm việc nhóm. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Asana trên smartphone để cải thiện hiệu suất làm việc nhóm và quản lý nhiệm vụ hiệu quả.
1. Thiết Lập Và Tạo Dự Án Mới
Bước đầu tiên để làm việc với Asana trên điện thoại là tạo dự án mới cho nhóm của bạn. Trong Asana, mỗi dự án có thể được chia thành các nhiệm vụ nhỏ, giúp quản lý công việc chi tiết hơn. Bạn có thể tạo dự án cho từng nhóm công việc hoặc mục tiêu cụ thể.
Để tạo dự án mới, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng “+” ở góc dưới màn hình và chọn “New Project”. Sau đó, bạn có thể đặt tên cho dự án, chọn kiểu dự án (Kanban, danh sách, hoặc lịch), và mời các thành viên tham gia vào dự án để cùng làm việc.
Các bước tạo dự án mới trên Asana:
- Nhấn vào biểu tượng “+” ở góc dưới màn hình.
- Chọn “New Project” và đặt tên cho dự án của bạn.
- Chọn kiểu dự án và mời các thành viên tham gia.
- Bắt đầu thêm nhiệm vụ vào dự án để quản lý công việc.
2. Phân Chia Nhiệm Vụ Và Theo Dõi Tiến Độ
Một trong những tính năng quan trọng nhất của Asana là khả năng phân chia nhiệm vụ và theo dõi tiến độ. Mỗi nhiệm vụ có thể được gán cho một hoặc nhiều thành viên trong nhóm và có thể có các thông tin như ngày đến hạn, mức độ ưu tiên, hoặc tài liệu đính kèm để đảm bảo mọi người đều nắm bắt rõ công việc của mình.
Trên ứng dụng Asana cho smartphone, bạn có thể dễ dàng tạo và quản lý các nhiệm vụ bằng cách nhấn vào nút “Add Task”, đặt tên cho nhiệm vụ và chọn người phụ trách. Bạn cũng có thể theo dõi tiến độ của nhiệm vụ theo thời gian thực và nhận thông báo khi có thay đổi.
Các bước phân chia nhiệm vụ:
- Nhấn vào dự án và chọn “Add Task” để thêm nhiệm vụ mới.
- Đặt tên cho nhiệm vụ và chọn thành viên phụ trách.
- Thêm ngày đến hạn, mô tả và tài liệu đính kèm (nếu có).
- Nhấn “Save” để lưu nhiệm vụ và bắt đầu theo dõi tiến độ.
3. Sử Dụng Bảng Kanban Để Quản Lý Công Việc
Asana hỗ trợ nhiều cách sắp xếp công việc, trong đó bảng Kanban là một trong những công cụ hiệu quả nhất để quản lý các nhiệm vụ và theo dõi tiến độ của dự án. Với bảng Kanban, các nhiệm vụ được chia thành các cột tương ứng với từng giai đoạn như “To Do”, “In Progress”, và “Done”. Bạn có thể kéo thả các nhiệm vụ giữa các cột để phản ánh tiến độ làm việc của nhóm.
Trên smartphone, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa chế độ danh sách và bảng Kanban để quản lý công việc linh hoạt hơn. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về toàn bộ dự án và nắm bắt nhanh những gì cần được ưu tiên.
Cách sử dụng bảng Kanban:
- Mở dự án và chọn chế độ xem “Board” để chuyển sang bảng Kanban.
- Thêm nhiệm vụ vào từng cột tương ứng với tiến độ công việc.
- Kéo thả nhiệm vụ giữa các cột để cập nhật tiến độ.
4. Theo Dõi Hiệu Suất Với Lịch Trình Và Timeline
Asana cũng cung cấp các công cụ mạnh mẽ để theo dõi tiến độ và quản lý thời gian của dự án, bao gồm chế độ xem lịch (Calendar) và dòng thời gian (Timeline). Chế độ xem lịch giúp bạn có cái nhìn trực quan về các nhiệm vụ theo tuần hoặc tháng, trong khi dòng thời gian cho phép bạn theo dõi sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và đảm bảo rằng dự án diễn ra theo đúng kế hoạch.
Trên smartphone, bạn có thể dễ dàng chuyển sang chế độ xem lịch để theo dõi các nhiệm vụ đến hạn hoặc sử dụng dòng thời gian để quản lý toàn bộ quy trình công việc một cách chi tiết.
Cách theo dõi bằng lịch và dòng thời gian:
- Chọn chế độ xem “Calendar” để xem các nhiệm vụ theo ngày.
- Chọn chế độ xem “Timeline” để quản lý sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ.
- Điều chỉnh thời gian và theo dõi tiến độ dự án qua từng giai đoạn.
5. Sử Dụng Thông Báo Và Nhắc Nhở
Asana trên smartphone cung cấp tính năng thông báo và nhắc nhở giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào. Bạn có thể nhận thông báo khi có thay đổi về nhiệm vụ, khi đến hạn hoặc khi có thành viên trong nhóm hoàn thành công việc. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi tình trạng dự án và đảm bảo rằng không có nhiệm vụ nào bị bỏ qua.
Bạn cũng có thể tùy chỉnh loại thông báo mà mình muốn nhận để tránh bị làm phiền không cần thiết, giúp tập trung vào những công việc quan trọng nhất.
Cách cài đặt thông báo:
- Vào mục “Settings” trong ứng dụng Asana.
- Chọn “Notifications” và tùy chỉnh loại thông báo bạn muốn nhận.
- Bật thông báo qua email hoặc thông báo trực tiếp trên điện thoại.
Tối Ưu Hóa Asana Để Nâng Cao Hiệu Suất Làm Việc Nhóm
Asana là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn quản lý dự án và công việc nhóm hiệu quả. Bằng cách sử dụng Asana trên smartphone, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ, phân chia nhiệm vụ và cập nhật tình trạng công việc mọi lúc, mọi nơi. Hãy áp dụng các mẹo và tính năng được đề cập trong bài viết này để tối ưu hóa cách sử dụng Asana và cải thiện hiệu suất làm việc nhóm của bạn.
0 Comments